Vidste du, at lageroptællingen for årets lagerstatus ikke nødvendigvis skal foretages på ét bestemt tidspunkt på året? Faktisk kan man helt selv bestemme, hvornår man foretager sin lageroptælling, så man dermed får en langt mindre arbejdsintensiv lagerstatus.
I Skatteministeriets mindstekravsbekendtgørelse for lagerstatus står følgende:
”Ved regnskabsårets udløb skal der foretages en fysisk optælling af varelageret, hvis størrelse skal kunne dokumenteres ved en optællingsliste, hvori de enkelte varer er anført og identificeret i nødvendigt omfang. Såfremt lagerbeholdningen til enhver tid kan opgøres på grundlag af et betryggende ført lagerregnskab eller lignende, kan den fysiske optælling ske på andre tidspunkter end ved regnskabsårets udløb.”
Det er især sidste sætning, som er interessant for alle der arbejder med lager- og logistikstyring. Vi tager den lige igen: ”Såfremt lagerbeholdningen til enhver tid kan opgøres på grundlag af et betryggende ført lagerregnskab eller lignende, kan den fysiske optælling ske på andre tidspunkter end ved regnskabsårets udløb.”
Her står sort på hvidt, at man kan gøre sin lagerstatus præcis, når det passer bedst. Men hvornår gør det så det?
En helt oplagt effektiviseringsmulighed er at gøre lagerstatus, når der ikke er særlig mange varer på lager. Især for virksomheder som sælger store antal enheder ”i klumper” eller som har store sæsonudsving - fx.detailbranchen op mod jul – giver det mening at planlægge sin lageroptælling til umiddelbart efter disse perioder med mange varer på lageret.
En anden vej til en hurtigere lagerstatus er ”cyklisk lageroptælling”: I stedet for at tælle alle varerne på lageret, tæller man med cyklisk lageroptælling kun bestemte varegrupper eller dele. Er varerne meget værdifulde, vil man typisk tælle dem flere gange om året for hurtigere at opdage svind eller ukurante varer. Andre varer hvor spild og svind er mindre vigtigt, tæller man typisk kun kvartalsvist eller halvårligt. Men uanset hvor ofte man tæller, vil man med cyklisk lagerstatus hele tiden have et overblik over sin lagerstatus.
Desuden vil det kun være nødvendigt at tælle de varer, som er ankommet siden sidste lageroptælling for at kunne indberette den lovpåbudte årlige lagerstatus. Tidligere ankomne varer vil allerede være registreret og talt. Dermed bliver den årlige lageroptælling langt mindre tidskrævende.
Kort fortalt har cyklisk lageroptælling tre fordele:
Et forkert optalt varelager har direkte effekt på virksomhedens økonomi. Er der talt for mange varer, bliver lagerbeholdningen værdisat for højt. Og er der talt for få varer, bliver lagerbeholdningen værdisat for lavt. Begge giver modregner i skattebetalingen, hvilket administrativt er noget bøvl. Og i tilfælde af graverende fejl vil virksomhedens økonomi også blive påvirket. Men hvordan undgår man så at tælle forkert?
På et traditionelt ”pen-og-papir-lager” er tælleinstrukser a la; ”Tæl altid fra øverste venstre hjørne og ned”, ”Tæl aldrig til mere end 100, før du skriver ned” og ”Hellere tælle forfra end tælle forkert” vigtige at overholde, hvis man vil have et korrekt resultat. Det kan fungere med rutinerede og tålmodige medarbejdere. Men uanset, vil manuel lageroptælling altid være meget tidskrævende.
På et tidssvarende lager hvor alle enheder har sin egen streg- eller QR kode skal alle varer blot scannes. Selve sammentællingen og opgørelsen sker automatisk i virksomhedens økonomisystem, når håndscanneren eller håndterminalen placeres i sin dockingstation.
Dermed elimineres en væsentlig fejlkilde i form af regne- eller indtastningsfejl. Samtidig går lageroptællingen langt hurtigere med scannere, især hvis der stables højt eller tæt på lageret. En gennemsnitlig håndscanner eller håndterminal kan typisk scanne stregkoder på 15 meters afstand eller mere.
Anvendes en ”lokationsfunktion” ved optællingen, får man samtidig helt automatisk genereret et overblik over fejlplacerede varer.
Går man skridtet videre og implementerer RFID tags i stedet for stregkoder, slipper man for denne manuelle scanning. Alle varer (og ordrer) registreres automatisk, når de ankommer og afsendes til lageret. Læs mere her om RFID-tag her.
Her kan du læse mere om databaseret lagerstyring og hardware for effektiv og fejlfri lageroptælling og lagerstatus.
Vil du være sikker på at få næste uges tips til effektivisering af lager- og logistikløsninger så, tilmeld dig vores nyhedsbrev her- eller følg os på linkedin.
Lige nu tilbyder vi desuden muligheden for at få en gratis analyse af din lagerstyring med fokus på hvilke muligheder for effektiviseringer og bedre kundeservice du kan opnå.
Kontakt partner og ekspert i lager- og logistikløsninger Johnny Nørgaard på jn@codeex.dk eller på 76 71 00 00 for en gratis analyse af din lagerstyring eller for et uforpligtende tilbud på hardware og dataintegration.