"Gå aldrig ned på teknik" - og 5 andre gode råd til det gode videomøde

I 2021 blev hjemmearbejdspladser og videomøder almen praksis i mange virksomheder. Og man skal være mere end almindelig tykhudet for ikke at have lært, at rigtig mange møder kan afholdes med lige så stort udbytte digitalt – og at det ofte er langt mere effektivt. Men …

… vi har også alle mærket irritationen og frustrationen over ventetiden på computere, skærme, mikrofoner og head-sets, der ikke fungerer. Den nye virkelighed med mange digitale møder kræver det rette udstyr – men også den rette tilgang og opførsel, især i forbindelse med præsentationer. Her er fem ting, du som mødeleder skal være særligt opmærksom på:

1. Send præsentationen ud på forhånd

Sender du præsentationen ud på forhånd, øger du chancen for velforberedte mødedeltagere. Og samtidig mindsker du chancen for, at deltagerne fokuserer mere på at læse dine slides end på, hvad du siger. Samtidig høster du den ikke ubetydelige sidegevinst, at mødet kan gennemføres selvom skærmvisning hos dig eller mødedeltagerne driller. Ja, sender du præsentationen ud på forhånd, kan mødet endda afholdes som konferencekald på telefonen, hvis alt går galt.

2. Undgå multitasking

Video-møder indebærer ofte lange perioder, hvor den enkelte mødedeltager kun lytter. Det skaber en risiko for, at deltagerne begynder at løse andre opgaver under mødet. Og under alle omstændigheder er det i både et fysisk møde og et online-møde svært for alle at fastholde koncentrationen i mere end en time.

Så planlæg dit møde til kun at vare en time – inklusiv tid til spørgsmål. Har du brug for et længere møde, så indlæg en pause og annoncer pausen på forhånd – så ved mødedeltagerne, at der bliver mulighed for lige at tjekke mails eller foretage et hurtigt kald.

3. Involver alle

• Start med en hurtig præsentationsrunde, hvor alle præsenterer sig selv
  
  
• Åbn mødet med at gøre alle roller tydelige
  
  
• Gør det klart, hvordan man får ordet, og at du er ordstyrer.
  
  
• Orienter løbende om hvor langt mødet er i forhold til agendaen
  
  
• Spørg løbende deltagerne om input til de områder, de har viden om eller ansvar for

4. Lad ikke videomødet stå alene

Videomøders fordel er, at de er effektive. Men det er også en ulempe. For når alle mødes samtidig og logger af igen samtidig, er der ikke mulighed for uformelle private eller faglige samtaler før og efter.

Desuden påvirker manglen på øjenkontakt og kropssprog måden, vi opfatter hinanden på. Det gør det blandt andet sværere at joke med hinanden eller at tage luften ud af en skarp kommentar med et modererende kropssignal. Desuden bør man være opmærksom på så vidt muligt at give nyansatte mulighed for at møde sine nye kolleger fysisk, evt. på 1-1 intromøder.

5. Aldrig gå ned på udstyr

I takt med Coronas fremmarch og den deraf følgende eksplosion i antallet af videomøder, er der sket en kolossal udvikling i kvaliteten af kameraer og mikrofoner på vores bærbare. Fx er laptops med op til 6 mikrofoner og højopløselige kameraer nærmest blevet standard.

Samtidig blev der sat skub i en voldsom udvikling af professionelt mødeudstyr til møderum. Det betyder, at det nu er muligt at afholde videomøder med knivskarp lyd og billede for alle deltagere i selv meget store møderum.

Det generelle prisniveau er desuden faldet, især hvis man kigger på de nye brands. De leverer oftest lige så god eller bedre kvalitet som de kendte brands til betydeligt lavere priser. Vores favorit blandt disse udfordrer-brands er Yealink, som blandt andet tilbyder en række møderumsløsninger og headsets i meget høj kvalitet og med mange tekniske muligheder til absolut rimelige priser.

6. Telefonopkald er stadig godt

I en del situationer bør man i øvrigt overveje, om det i virkeligheden ikke er allerbedst bare at give et godt gammeldaws kald på telefonen. Især i de tilfælde hvor et emne kan afklares på 5-10 minutter og dermed på kortere tid, end det tager at planlægge og afholde et online-møde.

Laptop-løsning eller udstyr til møderummet?

Vi hjælper dig gerne med at vælge den bedste laptop til onlinemøder eller anden specialbrug. Har du brug for rådgivning for valg af udstyr til optimal billede og lyd i dit møderum, har vi løsninger fra en lang række brands. Blandt andet fra Yealink som pt. har kampagnetilbud på to specifikke løsninger til hhv. små og mellemstore/store møderum.

Du er altid velkommen til at kontakte vores ekspert Mike Gosvig på telefon 60 66 86 20 eller på mig@codeex.dk for en uforpligtende snak om, hvordan du bliver klar til at afholde de bedst mulige videomøder.

Du kan også følge os på Linkedin, hvor vi løbende bringer nyheder om både løsninger og produkter.